如果你成为一个老板或者已经有了员工，你必须学会如何做工资单。处理工资单是雇主的一项重要责任，有很多步骤。通过了解你需要收集什么工资信息和你需要遵循的步骤来支付员工的工资来熟悉你自己如何做工资。
在学习如何做工资单之前需要收集的信息
在你开始管理工资单之前，收集一些雇员和雇主的信息。
雇主的信息
作为一个雇主，你有责任让你的企业准备好支付你的员工。这包括申请身份证号码和在你所在的州注册。
在运行工资表之前，你必须:
费恩
费恩(FEIN)或EIN是企业使用的纳税人识别号。如果你有员工，你必须申请一个EIN。
EIN的格式是这样的:XX-XXXXXXX。
你的EIN有助于识别你的小企业。通常，你会在W-2表格、941表格和企业纳税申报表形式。
您可以在网上申请EIN国税局的网站．或者，你可以邮寄或传真形式SS-4“雇主身份证号申请表”。
州和地方注册
每个州都有雇主必须遵守的不同法律。有些州要求你在经营工资单之前注册额外的账号。
你所在的城市或地区甚至可能需要额外的就业登记地方所得税或者学区税。
在你运行工资表之前，一定要检查你的当地和国家的雇主信息为需求。
EFTPS
虽然不是强制性的，但你可以注册电子联邦纳税系统(EFTPS)来支付联邦税。
您还可以使用EFTPS检查付款信息(例如，银行帐户)和以前的付款。
工人的补偿
工伤补偿是指为在工作中生病或受伤的员工提供工资替代和医疗福利的保险。
在你开始为员工发放工资之前，检查一下你的员工补偿保险。
新员工报道
你必须创建一个在线账户或联系你所在的州，报告你的工资表中新增的新员工。
根据联邦法律，你必须在雇佣新员工20天内报告。各州针对新员工的法律有所不同。向你所在的州了解更多关于新员工报到的时间表和步骤的信息。
员工信息
在您开始运行工资单之前，您还必须确定员工信息，例如工人分类、支付方式，以及您的员工是按小时支付还是按工资支付。
你还必须收集重要的新员工文件，例如:
- 形式圆满填写完减免证明
- W-4表格(如适用)
- 表格i - 9
员工分类
你的员工可以被认为是免税的，也可以是非免税的。工人分类影响你如何过程工资．在运行工资单之前，您需要正确地对员工进行分类。
免除员工：
- 每年至少赚35568美元或每周至少赚684美元
- 是按工资支付吗
- 是否有执行、行政或专业的工作职责
- 不接受加班工资
非免税员工：
- 必须至少支付联邦政府最低工资
- 如果每周工作超过40小时，将获得加班费
- 有不被认为是豁免的工作职责(例如，文员)
支付方式
你需要决定如何支付员工工资。有几种方法可供选择，包括:
- 直接存款
- 手写或打印的工资支票
- 现金
- 支付信用卡
在决定如何支付员工工资之前，要权衡每种方法的利弊。雇主也可以选择多种方法，比如让雇员选择是接受支票还是直接存款。
一些州有关于支付方式的法律。查询你所在州有关不同支付方式的法律信息(例如:各州的支付卡法）.
根据您选择的方法，您可能需要在运行工资单之前从员工那里收集银行账户信息。
每小时和工资
你可以按小时支付员工工资，也可以按工资制支付。
对于工资，你在每个支付周期付给员工固定的金额。如果你按小时支付员工工资，你必须按小时支付。每小时员工的工资总额是基于他们工作的小时数。
形式圆满填写完减免证明
国税局形式圆满填写完减免证明员工扣缴所得税，是新员工必须填写的美国国税局表格。
在W-4表格上，雇员可以输入你用来决定从他们的工资中扣缴多少联邦所得税的信息。
国家圆满填写完减免证明形式
许多州都有州所得税。如果你的雇员工作的州要求你预扣州所得税，他们必须填写一份国家圆满填写完减免证明形式．
检查一下你所在的州，看看它是否要求你的员工填写州W-4表。
表格i - 9
表格i - 9“就业资格核实”是一种确认你的雇员是否被合法允许在美国工作的表格。
在你授权雇佣前，你和你的雇员必须填写表格I-9。
你的员工填写第一部分。然后，你需要填写第二部分。你的员工还必须提供可接受的身份证明(如护照)和文件。
使用表格I-9中的信息，如姓名、地址和社会安全号码，来管理工资。随身携带I-9表格工资记录．
选择工资发放方式
作为雇主，你有几种方法来处理工资。您可以选择手工进行工资计算。或者，你可以用工资软件为你计算。
手工计算非常耗时，而且容易出错。你必须再三检查以确保计算准确。尽管手工工资单会占用你更多的时间，但它可以让你减少开支。
输入工资单信息后，工资单软件为您处理计算。但是，您需要确保输入的信息是正确的。因为工资软件为你计算工资税，它帮助你节省运行工资的时间。
在你开始计算工资之前，你必须决定哪种方法最适合你的公司。
如何进行工资发放
现在您已经知道了在运行工资单之前需要哪些类型的信息，是时候学习如何运行工资单了。管理工资单可以分为四个简单步骤:
- 输入工资信息(例如，员工信息和工资)
- 扣除工资和预扣税
- 批准的工资
- 支付员工
您可能需要根据您是手工进行工资单还是使用软件来调整步骤。下面将深入探讨如何管理工资单。
1.输入工资信息
如果您正在使用网上支付薪水要确定员工的工资，您需要输入支付信息。
在开始发工资时，你需要包括一些细节，例如:
- 员工信息(如姓名)
- 支付时间
- 小时或工资率
- 工资总额
- 加班费(如适用)
如果你用考勤卡或者时间和考勤软件，你可以收集支付期间的工资信息。
如果你是手工计算工资，一定要收集员工的时间信息并计算总工资。
员工信息
使用表格I-9和W-4输入员工信息。如果你使用的是工资单软件，你应该有一个可以添加员工信息的部分。
支付时间
当你支付员工工资时，你必须确定支付他们的频率。通常情况下,支付的频率是每周，两周，半月，或每月。
你的频率有助于决定何时支付你的员工。例如，如果你每两周支付员工工资，你就每隔一周支付一次。
你必须持续地、定期地发放工资。这样，员工就会知道你多久给他们发一次工资。
当你发工资的时候，一定要注明支付期限和支付日期。
工资每小时或
在你的员工信息旁边，你还应该包括该员工是领薪还是按小时计算的。
您可以根据工资和小时来组织工资，以避免混淆员工的费率和频率。
工资总额
你还应该包括小时工和受薪员工的总工资。
每小时
对于小时工，你需要了解每小时的工资率以及正常工作和加班工作的小时数。要计算每小时员工的总工资，将工作小时数乘以每小时工资率。
每小时的工资总额=发薪期间工作时长X小时工资率
假设你的员工每小时挣10美元。他们在发工资期间工作32小时。
$320 = 32小时X $10 /小时
这段时间员工的总工资为320美元。
工资
受薪员工的总工资与小时工的工资略有不同。对于工薪型员工，你需要他们的工资按支付周期和工作时间计算。
如果你的受薪员工没有加班费，也要记录下他们的加班时间。
要计算每个工资周期的工资，将员工的年薪除以一年的工资周期数。
假设你的受薪员工每年挣52,000美元。你按周支付员工工资。
工资工资总额=年薪/每年的工资周期数
$1,000 = $52,000 / 52
如果你不确定你的受薪员工每年有多少个发薪期，看看这张图表:
加班工资
如果你的员工有资格获得加班费，你必须把它也包括在你的计算中。加班费是员工正常工资的1.5倍。加班工资与正常工资是分开的。
让我们来看看如何计算加班费。假设你的员工每小时挣20美元。他们加班了五个小时。
加班工资率=员工的正常工资x1.5
$30 = $20 × 1.5
你员工的加班费是每加班一小时30美元。因为你的员工加班了5个小时，他们的加班费总额是150美元(30美元× 5小时)。
在处理工资时，一定要计算或输入相关员工的加班工资。
2.扣除工资和预扣税
确定了每个员工的工资周期和总工资之后，就该计算工资税和扣除额了。
作为雇主，你必须支付、扣留和汇款工资税．你可能还需要处理额外的扣除，如退休计划和医疗保险费。在你完成工资单之前，要确保你的雇员或雇主的贡献和扣除的账目。
根据您的企业和员工所在的位置，您可能需要缴纳额外的州税和地方税。
如果你手工计算工资，你必须计算工资税。如果你使用工资单软件，系统会自动计算税金。
常见的工资税包括:
- 雇员和雇主缴纳的FICA税(社会保障和医疗保险)
- 联邦所得税(FIT)
- 腰布的税收
- SUTA税
- 州和地方所得税(如适用)
联邦保险捐税法税收
《联邦保险缴款法》(联邦保险捐税法税收包括社会保障和医疗保险税。
社会保障税是每个员工工资的6.2%。你必须从员工的工资中扣除6.2%的工资。
作为一名雇主，你必须为每笔薪水支付6.2%的社保。2022年，社会保障的基本工资上限为14.7万美元。这意味着一旦员工的收入超过了这个工资基数，你和你的员工必须在纳税年度停止缴纳社会保障税。
医疗保险税是每个员工工资的1.45%。作为雇主，你还必须贡献相应的1.45%。医疗保险税没有工资基数限制。但是，如果员工满足以下门槛之一，您必须额外扣减0.9%:
- 12.5万美元:结婚后单独归档
- 200000美元:单
- 25万美元:共同提交结婚申请
你不需要额外缴纳0.9%的医疗保险税——它只针对员工。
总的来说，FICA税是雇员工资的15.3%，包括雇员部分和雇主部分。
联邦所得税
FIT对于每个员工来说都是不同的。你为雇员扣缴的联邦所得税的金额取决于雇员的W-4表扣缴信息。
你可以用手算FIT国税局出版15．或者，你可以使用工资单软件为你计算。
虽然雇主不需要缴纳FIT，但他们仍然有责任从员工的工资中扣缴，并将其支付给政府。
腰布的税收
联邦失业税法FUTA税是一种雇主税。不要从员工工资中预提FUTA税。
您必须支付FUTA税，如果您:
- 在任何日历年支付1500美元以上的工资
- 在一年中的任何20个或更多不同的星期里，每天至少有一个员工工作
FUTA的税率是6%。FUTA税只适用于日历年度内支付给每位员工的前7000美元。一旦你每年支付给员工的工资超过7000美元，就停止支付FUTA税。
雇主还可以根据他们的税率获得FUTA税收抵免。这项优惠降低了你的联邦失业率。FUTA最大可能的税收抵免为5.4%。拥有最高信贷额度的雇主每年只欠每名雇员年薪首7,000元的0.6%(6% - 5.4% = 0.6%)。
SUTA税
国家失业税法案(SUTA)的税收州失业税雇主需要付钱。除非你是免税的(例如，非营利组织)，否则你必须支付SUTA税。与FUTA税一样，各州也设定了自己的工资基数限制(比如7000美元)。
每个州都有自己的一套要求和SUTA费率。根据你的行业、经验和员工流动率的不同，费率也会有所不同。
州和地方所得税
根据你所在的州和地区的不同，你可能需要从员工工资中预扣额外的税款。你可以向当地和州的所得税部门了解更多信息。
3.完成或批准工资表
如果您使用的是工资单软件，请再次检查您输入的所有信息，以确保其正确。错误输入信息可能导致持续的工资问题。一旦你核实了信息，你就可以批准你的工资了。
如果你是手工处理工资单，检查你的计算和工资单信息。
手工进行工资单或使用工资单软件都有可能出错。正因为如此，在发放工资前核对信息是至关重要的。
4.支付员工
在你批准或完成你的工资表后，把工资分配给你的员工。如前所述，您可以选择多种支付方式。
无论你的付款方式是什么，你都应该提供一个工资存根给你的每一位员工。工资存根给员工提供了他们的总工资、扣缴、扣除、贡献等等的细目。
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本文已从2017年4月14日的原始发表日期更新。
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